日本語版は下にございます。スクロールしてご覧ください。/ Japanese version follows below.
Article 2 – What Happens First?
“I don’t even know where to begin.”
When a family member or loved one dies in Japan, an overwhelming number of tasks descends on those left behind — all in the middle of grief. For foreign residents, the challenges are compounded: unfamiliar paperwork, government offices where everything is in Japanese, and the need to contact authorities in another country at the same time.
Before anything else, it helps to know this: the procedures that follow a death fall into two distinct categories.
- Status-related notifications — matters concerning family registration, residency records, and residence status
- Social security notifications — matters concerning health insurance, pensions, and welfare
These two tracks must be handled separately. Submitting a death registration does not automatically complete everything else. And each category carries its own legal deadlines.
This article explains what needs to be filed, where, and by when.
First things first | Funeral arrangements (no fixed deadline — within the first few days)
Before the formal legal procedures begin, there are immediate practical steps to take.
Obtaining the death certificate (Shibo Shindan-sho) or autopsy certificate (Shitai Kennan-sho)
When someone dies in a hospital or clinic, the attending physician issues a death certificate (Shibo Shindan-sho 死亡診断書). When death occurs outside a medical setting — at home, in a public place, or in circumstances that are sudden or unexplained — the police become involved, and a medical examiner or forensic physician issues an autopsy certificate (Shitai Kennan-sho 死体検案書) instead.
This document is the starting point for every procedure that follows. The original will be used for the death registration, but copies will be needed repeatedly throughout the process. Make several copies before submitting the original.
Contacting a funeral director | Obtaining the cremation permit
Cremation accounts for approximately 99% of burials in Japan. Burial in the ground is not prohibited by law, but requires municipal approval and is limited by the extreme scarcity of cemeteries that accept it — making it practically unavailable for most people. If burial is important to you for religious or cultural reasons, this is something to plan for in advance.
Once the death registration (Shibo Todoke 死亡届) is accepted by the municipal office, a cremation permit is issued. In most cases, the funeral director handles the entire submission process — the death registration, the application for cremation, and the receipt of the permit — on the family’s behalf.
A note on repatriation of remains: If the family wishes to hold the funeral in the deceased’s home country, arrangements must be made to transport the body or cremated remains out of Japan. International transport of human remains requires a specialist service provider. The relevant embassy or consulate can usually provide referrals.
Status-related notifications
Death registration | Shibo Todoke (within 7 days)
The left half of the death certificate form serves as the death registration form (Shibo Todoke 死亡届). Once completed, it is submitted to the municipal office.
Deadline: Within 7 days of learning of the death
Where to submit: The municipal office (shiyakusho or kuyakusho) of the place of death, or of the notifier’s registered address
Who may submit: A cohabiting relative, another cohabiting household member, or the landlord of the premises. In practice, the funeral director frequently handles this on behalf of the family.
Required document: The death certificate (or autopsy certificate)
Upon acceptance, the deceased’s residency record (juuminhyo) is cancelled.
Obtaining a Certificate of Death Registration Details (死亡届記載事項証明書)
For foreign nationals, this certificate — issued based on the submitted death registration — is typically required when notifying the home country’s embassy or consulate. If obtained within one month of submitting the death registration, it can be requested at the same municipal office. After one month, the request must be directed to the Legal Affairs Bureau (Houmukyoku).
Notification to the home country embassy or consulate
Separately from the Japanese death registration, the death must be reported to the deceased’s home country embassy or consulate in Japan. This should be done promptly once the Japanese death registration has been submitted. The embassy or consulate will advise on the home country’s death registration process and the procedure for surrendering the deceased’s passport.
Note: In some cases, the municipal office notifies the home country’s consulate through the Ministry of Foreign Affairs after accepting the death registration. However, each country’s embassy or consulate also requires direct notification from the family. The required documents, procedures, and deadlines differ by country — contact the relevant mission as early as possible to confirm what is needed.
Surrendering the passport
The deceased’s passport must be surrendered to the home country’s embassy or consulate. Make a copy before doing so — it may be required as supporting documentation in subsequent procedures.
Returning the residence card | Zairyu Card (within 14 days)
Deadline: Within 14 days of the date of death
Where to submit: The Regional Immigration Services Bureau (Chiho Nyukoku Zairyu Kanriku)
The deceased foreign national’s residence card must be returned to the immigration authorities by a relative or cohabiting member of the household. Submission may be made in person at the bureau or by post.
→ Ministry of Justice | Return of Residence Card
Change of household head registration | Setai-nushi Henko (within 14 days)
If the deceased was the registered head of household, or if the new head of household is not immediately obvious, a change of household head must be filed. This is typically done at the same time as the death registration. Submit to the municipal office.
Social security notifications (within 10–14 days)
These notifications must be filed separately from the death registration, at their respective offices. Each carries a legal deadline.
Health insurance | cancellation of coverage (within 14 days)
If the deceased was enrolled in the National Health Insurance (Kokumin Kenko Hoken) scheme, a cancellation of coverage must be filed at the municipal office.
If the deceased was covered under an employer-based health insurance scheme (hiyosha hoken), the employer handles the cancellation procedure. The employer is required to submit a notice of loss of insured status (Kenkou Hoken / Kosei Nenkin Hoken Hihokensha Shikaku Soshitsu Todoke) within five days of the day following the employee’s death. Please notify the employer as promptly as possible.
Pension-related procedures (for pension recipients)
If the deceased was receiving a pension, a notification of cessation must be filed. The deadlines are: within 10 days for Employees’ Pension (Kosei Nenkin), and within 14 days for National Pension (Kokumin Nenkin). Failure to notify promptly will result in overpayment, which must be repaid.
Submissions are made at the Japan Pension Service office (nenkin jimusho) or at a pension consultation service centre (machikado no nenkin soudan senta).
Note: where the deceased’s Individual Number (My Number) is registered with the Japan Pension Service, this notification may in principle be omitted.
Surviving family members may also be entitled to receive unpaid pension (mishikyu nenkin) or survivor’s pension (izoku nenkin). A separate application to the pension office is required to claim these benefits.
→ Japan Pension Service | When a pension recipient dies
→ Japan Pension Service | Claiming unpaid pension on behalf of a deceased recipient
Long-term care insurance (within 14 days)
If the deceased was aged 65 or over, or was aged between 40 and 64 and held a care needs certification (yokaigo nintei), a cancellation of long-term care insurance coverage must be filed at the municipal office.
Other welfare benefits (within 14 days — deadline may vary by municipality)
If the deceased was receiving benefits such as the Special Disability Allowance (Tokubetsu Shogaisha Teate) or welfare payments for foreign residents (Zainichi Gaikokujin-to Fukushi Kyuufukin), a notification of death must be filed at the municipal office.
No fixed deadline — but act promptly
The following have no statutory deadline, but should be addressed as soon as reasonably possible.
Notifying the employer
If the deceased was employed, the employer should be notified without delay. Statutory procedures relating to employer-based social insurance and residence status will be handled on the employer’s side, but there may be additional benefits available to the family — such as payments under workers’ accident compensation insurance or a group life insurance scheme held by the employer. Contact the employer to confirm whether any such benefits apply.
Notifying life insurance companies
Death benefit claims are subject to deadlines that vary by insurer. Contact the relevant companies early to confirm what documentation is required.
Notifying banks and securities firms
The timing of this notification requires careful thought, as it triggers account freezing. The next article in this series covers this in detail.
What can wait
The following can be addressed over the coming weeks or months:
- Estate administration generally (identifying heirs, negotiating the division of assets, etc.)
- Transfer of title to real estate and vehicles
- Cancellation of mobile phone contracts, utility accounts, and similar services
One important exception: If you are considering renouncing your inheritance (sozoku hoki), this must be filed with the Family Court within three months of learning of the death. Keep this deadline in mind from an early stage.
The next article addresses a problem that catches many foreign families off guard: the freezing of Japanese bank accounts. We explain when accounts are frozen, what is needed to unfreeze them, and the particular challenges that arise with accounts held in a foreign national’s name.
If you would like to discuss your specific situation, or if your matter is time-sensitive, please contact Mitake Administrative Scrivener office. We work in English and specialize in estate matters and end-of-life planning for foreign residents in Japan.
→ [Read Article 3: What happens to Japanese Bank Accounts]
When a Foreign Resident Dies in Japan 第2回：まず何が起きるのか？——死亡後の手続きを整理する
「何から手をつければいいのかわからない」
家族や大切な人が日本で亡くなったとき、悲しみの中で数多くの手続きが押し寄せてきます。特に外国人の場合、日本語の書類、なじみのない役所の手続き、そして本国への連絡が同時に重なります。
まず知っておいてほしいことがあります。死亡後の手続きは、大きく2種類に分かれます。
- 身分に関する届出——戸籍・住民票・在留資格にかかわるもの
- 社会保障に関する届出——保険・年金・福祉にかかわるもの
この2種類は、それぞれ別々に手続きする必要があります。死亡届を出せばすべて完結するわけではありません。そして、それぞれに法定期限が設けられています。
この記事では、何を・どこに・いつまでに届け出るのかを整理します。
まず動くこと｜葬儀の準備（期限なし・即日〜数日）
法的手続きの前に、実務として最初に動くことがあります。
死亡診断書（または死体検案書）の受け取り
病院で亡くなった場合、担当医師が死亡診断書（Shibo Shindan-sho）を発行します。病院外や突然死の場合は警察が介入し、監察医または法医による死体検案書（Shitai Kennan-sho）が発行されます。
この書類は、その後のすべての手続きの起点です。原本は死亡届に使用しますが、その後の手続きでもコピーが必要になる場面が多いため、必ず複数枚コピーを取っておいてください。
葬儀社への連絡・火葬許可証の取得
日本での埋葬方法は99％が火葬です。土葬は法律上禁止されていませんが、自治体の許可が必要であること、受け入れ可能な霊園が極めて限られることから、現実的には困難です。そのため、宗教的・文化的な理由から土葬を希望する場合は、生前の対策が必要です。
市区町村役場で死亡届（Shibo Todoke）が受理されると、火葬許可証が交付されます。死亡届および火葬許可申立書の提出から火葬許可証の取得までの一連の手続きを、葬儀社が代行してくれる場合が多いようです。
遺体・遺骨の本国送還について：本国での葬儀を希望する場合、遺体または遺骨を国外に搬出するための手続きが必要です。遺体の国際搬送には専門の業者が必要であり、在外公館が業者の案内をしてくれる場合があります。
身分に関する届出
死亡届の提出（7日以内）
死亡診断書（または死体検案書）の左半分が死亡届（Shibo Todoke）の用紙になっています。これを記入し、市区町村の窓口に提出します。
提出期限： 死亡を知った日から7日以内
提出先： 死亡した場所または届出人の住所地の市区町村窓口
提出できる人： 同居の親族、その他の同居者、家主など。実務上は葬儀社が代行することも多いです。
必要書類： 死亡診断書（死体検案書）
この届出により、住民票が消除されます。
死亡届記載事項証明書の取得
外国人の場合は、本国大使館・領事館への届出の際、死亡届記載事項証明書が必要となります。死亡届提出から1か月以内に取得する場合は死亡届を出した役場に、それ以降に取得する場合は法務局に請求し、取得します。
本国大使館・領事館への届出
日本の死亡届とは別に、故人の本国の大使館または領事館への届出が必要です。日本の死亡届が済んだらすみやかに在外公館へ届出を行います。本国での死亡登録手続きや、パスポートの返納手続きについて案内を受けられます。
なお、日本の市区町村が死亡届を受理すると、外務省を経由して本国領事館に通知が行われる場合があります。ただし、この行政ルートとは別に、遺族から直接在外公館に連絡・届出を行うことが各国から求められています。
手続きの内容・必要書類・期限は国によって異なります。早めに各国の在外公館に問い合わせて確認してください。
パスポートの返納
故人のパスポートは、在外公館に返納します。返納前に必ずコピーを取っておいてください。その後の手続きで提示を求められる場合があります。
在留カードの返却（14日以内）
提出期限： 死亡日から14日以内
提出先： 地方出入国在留管理局（入管）
死亡した外国人の在留カードは、親族または同居者が入管に返却します。窓口または郵送での返却が可能です。
世帯主変更届（14日以内）
故人が世帯主だった場合や、世帯主となる者が明白でない場合、新しい世帯主を届け出ます。通常、死亡届の提出とともに行います。提出先は市区町村窓口です。
社会保障に関する届出（10〜14日以内）
死亡届とは別に、以下の届出をそれぞれの窓口に行う必要があります。期限の定めがあります。
健康保険の資格喪失届（14日以内）
故人が国民健康保険に加入していた場合、資格喪失の届出が必要です。市区町村窓口に届け出ます。
会社の健康保険（被用者保険）に加入していた場合は、雇用主を通じて手続きが行われます。雇用主は従業員の死亡日の翌日から5日以内に健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出しなければなりません。速やかに雇用主に連絡をしてください。
年金受給停止の届出（年金受給者の場合）
故人が年金を受給していた場合、受給停止の手続きが必要です。厚生年金の場合は10日以内、国民年金の場合は14日以内に手続きを行います。手続きが遅れると過払いが発生し、返還を求められます。提出先は年金事務所または街角の年金相談センターです。なお、日本年金機構に個人番号（マイナンバー）が収録されている方は、原則として、この届出を省略できます。
遺族が未支給年金や遺族年金を受け取れる場合があります。こちらについても年金事務所に届出が必要です。対面による相談を希望する場合、年金事務所または街角の年金相談センターにて対応可能です（要予約）。
介護に関する制度の利用があるとき（14日以内）
65歳以上の方、もしくは40歳以上65歳未満で要介護認定を受けている方は、介護保険の資格喪失届が必要です。市区町村窓口に届け出ます。
高齢者・障害に関する制度の利用があるとき（14日以内※自治体による）
特別障害者手当や在日外国人等福祉給付金などを受給していた場合、死亡の届出が必要です。市区町村窓口に届け出ます。
法定期限はないが早めに動くべきこと
以下には法定の期限はありませんが、早めに対応することをお勧めします。
雇用主への連絡
故人が就労していた場合、雇用主への速やかな連絡が必要です。被用者保険や在留資格に関わる法定手続きは雇用主側で進められますが、それ以外にも、勤務先が加入している労働保険や団体生命保険から遺族が給付を受けられる場合があります。雇用主と連絡を取り合って、受けられる給付がないか確認してください。
生命保険会社への連絡
死亡保険金の請求には保険会社ごとに期限が設けられている場合があります。早めに連絡し、必要書類を確認してください。
銀行・証券会社への連絡
口座凍結の問題があるため、連絡のタイミングには注意が必要です。詳しくは次回の記事で解説します。
急がなくていいこと
以下は数週間〜数ヶ月単位で対応できます。
- 相続手続き全般（相続人の確定、遺産分割協議など）
- 不動産・自動車の名義変更
- 携帯電話・公共料金等の契約解除
ただし一点だけ注意： 相続放棄を検討している場合は、相続を知った日から3ヶ月以内に家庭裁判所への申述が必要です。この期限だけは早い段階で意識してください。
次回は、多くの外国人が直面する「銀行口座の凍結」を取り上げます。口座が凍結されるタイミング、解除の手順、外国人名義口座特有の問題を解説します。
個別の状況についてご相談されたい方、または手続きが急を要する方は、みたけ行政書士合同事務所までご連絡ください。英語対応可能で、在日外国人の終活支援・相続手続きを専門としています。