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Article 6 – The Role of an Administrative Scrivener
We know how complex this is. But who do you actually turn to?
Articles 1 through 5 have covered which country’s law applies, what to do immediately after a death, what happens to Japanese bank accounts, who the heirs are, and how assets in Japan and overseas are handled.
The complexity is now clear. But in practice, who handles what — and who should you contact?
In Japan, legal procedures are carried out by nationally licensed professionals known collectively as shigyō — specialist practitioners whose scope of work is defined by law. Several different types are involved in inheritance matters. This article sets out who does what, so that you can make an informed decision about who to approach.
1. The full picture: who handles what
The main categories of inheritance-related procedures, and who carries them out, are as follows.
Preparing a will
Administrative scriveners, judicial scriveners, and attorneys can all assist with will preparation. There are three legally recognised forms of will in Japan, but in practice two are most commonly used: the holographic will and the notarised will.
A holographic will (jihitsu shōsho yuigon) must be written entirely by hand by the person making it. Since 2020, it can be deposited with the Legal Affairs Bureau for safekeeping, reducing the risk of loss or tampering. A notarised will (kōseishōsho yuigon) is prepared at a notary public office with the involvement of a notary, carries a high degree of legal reliability, and is held in the original at the notary’s office. Professionals assist with drafting the content, preparing the document, and supporting the notary office process.
Inheritance registration (transfer of real estate title)
This is handled by a judicial scrivener (shiho shoshi). Since April 2024, inheritance registration has been a legal obligation and must be completed within three years of learning of the death.
Preparing a deed of estate division
Administrative scriveners, judicial scriveners, and attorneys can assist with drafting. Where all heirs are in agreement and there is no dispute, an administrative scrivener or judicial scrivener can handle the matter. Where inheritance tax is payable — which applies to around one in ten estates — a tax accountant (zeirishi) may also be involved in discussions about how the estate is divided.
Disputes and Family Court proceedings
Where heirs cannot reach agreement, it is possible to apply to the Family Court for mediation (chōtei) or adjudication (shinpan). Individuals can make the application themselves, but the process is complex, and engaging an attorney provides legal support and representation throughout.
Residence status matters
When a foreign national dies, the residence status of surviving family members may be affected. Administrative scriveners are the main practitioners handling applications to change or renew the residence status of a spouse or other family members left behind.
Procedures in the home country
Procedures in the home country — such as transferring title to real estate or closing bank accounts in the UK, US, or Australia — require compliance with local law and must be handled by professionals qualified in that jurisdiction.
2. What Mitake Administrative Scrivener Office can do
Mitake Administrative Scrivener Office provides the following support for foreign nationals in Japan with estate and end-of-life matters.
English-language service
All procedures can be conducted in English. Japanese documents are explained in English throughout the process. We also work with ICT communication tools and specialist practitioners in other languages to assist clients whose primary language is not English.
Will preparation (notarised will)
We support the preparation of wills in Japan. A notarised will is the most legally reliable way to record your wishes. For foreign nationals in particular, having a valid will in place can significantly reduce the document burden on the family during bank and estate procedures.
Deed of estate division
Once all heirs have reached agreement, we prepare the deed of estate division in Japanese. Where the document needs to be used in home country procedures, we handle the English translation and the apostille or official seal confirmation process end to end.
Gathering and organising estate documents
We assist with obtaining public documents such as family registry extracts, coordinating translations of foreign-language documents, and managing the document collection process.
Residence status and visa matters
We support applications to change or renew the residence status of family members left behind after a death.
Coordination with home country professionals
Where home country procedures are required, we can coordinate with local attorneys and specialists. We act as the bridge between Japan-side and home country procedures running in parallel.
3. Why it matters to act early
Inheritance procedures in Japan carry strict deadlines. Three months for renunciation of inheritance. Ten months for inheritance tax filing. Three years for inheritance registration. All of these countdowns begin from the date of death.
But starting to act only after a death occurs may already be too late.
Taking stock of assets, preparing a will, establishing a connection with professionals who can handle home country procedures — all of these are most effective when done in advance. Waiting until the need arises is the one thing that consistently makes an already difficult situation harder.
A will, in particular, is not something to think about when the time comes. Preparing one while you are well and able is one of the most practical things you can do for the people you will leave behind. In Japan, estate administration for foreign nationals involves a great deal of paperwork and time. A single will can make an enormous difference to that burden.
You don’t have to navigate this alone
The procedures covered in this series involve multiple legal systems, multiple institutions, and multiple languages. Keeping track of all of it — let alone managing it — is genuinely difficult, even for professionals.
What matters most is finding someone you can trust and reaching out early.
Mitake Administrative Scrivener Office specialises in estate matters and end-of-life planning for foreign residents in Japan. We work in English, and we take the time to understand your situation.
Please feel free to get in touch.
第6回：行政書士に何ができるのか？——専門家の役割分担を整理する
複雑さの全体像が見えた。では、誰に頼めばいいのか
第1回から第5回にかけて、準拠法の問題、死亡直後の手続き、銀行口座の凍結、相続人の確定、そして日本と海外の資産をどう処理するか——これらを順に見てきました。
手続きの複雑さは、ご理解いただけたと思います。では実際に、誰に何を頼めばよいのでしょうか。
日本では、法律に関わる手続きは「士業」と呼ばれる国家資格者が担います。相続に関わる手続きには複数の士業が関係しており、それぞれ担当できる業務の範囲が法律で定められています。この記事では、読者の皆さんが「誰に何を相談すればよいか」を判断できるよう、役割分担を整理します。
1. 手続きの全体像：誰が何を担うか
相続に関わる手続きを種類ごとに整理すると、以下のとおりです。
遺言書の作成
行政書士・司法書士・弁護士がサポートします。遺言書には法的に3種類ありますが、実務上使われるのは自筆証書遺言と公正証書遺言の2種類です。
自筆証書遺言は自分で全文を手書きする形式です。2020年より法務局での保管制度が始まり、紛失・改ざんのリスクを防ぐことができます。公正証書遺言は公証役場で公証人が関与して作成するもので、法的効力が高く、原本が公証役場に保管されます。専門家は遺言の内容の相談・原案の作成・公証役場での手続きのサポートを担います。
相続登記（不動産の名義変更）
司法書士が担当します。2024年4月より相続登記が義務化されており、相続を知った日から3年以内の登記が必要です。
遺産分割協議書の作成
行政書士・司法書士・弁護士が作成をサポートします。相続人間に争いがなく、全員の合意が得られている場合は行政書士・司法書士が対応できます。相続税申告が必要な場合（相続全体の約1割）は、税理士も遺産分割の内容に関与することがあります。
相続に関する紛争・家庭裁判所での手続き
相続人間で合意が得られない場合、家庭裁判所への調停・審判の申立てができます。本人が申立てを行うことも可能ですが、手続きが複雑なため、弁護士に依頼することで法的なサポートを受けることができます。
在留資格に関わる手続き
外国人が亡くなった場合、残された家族の在留資格に影響が生じることがあります。配偶者や家族の在留資格の変更・更新手続きは、行政書士が主に対応しています。
本国側の手続き
本国の専門家（弁護士等）が担当します。英米豪などでの不動産名義変更・銀行口座の解約などは、現地の法律に従った手続きが必要であり、現地の専門家が必要になります。
2. 行政書士（みたけ行政書士合同事務所）に何ができるか
みたけ行政書士合同事務所では、在日外国人の相続・終活に関して以下のサポートを提供しています。
英語対応
すべての手続きを英語で進めることができます。日本語の書類についても、内容を英語で説明しながらサポートします。また、ICTツールの活用や他言語の専門家との連携により、英語以外の言語にも対応いたします。
遺言書の作成（公正証書遺言）
日本での遺言書作成をサポートします。ご自身の意思を法的に有効な形で残すための最も確実な手段です。外国人の場合、遺言があることで銀行手続きや相続手続きの書類収集負担が大幅に軽減される可能性があります。
遺産分割協議書の作成
相続人全員の合意が得られた後、日本語で遺産分割協議書を作成します。本国での相続手続きに使用する場合は、英訳のうえアポスティーユまたは公印確認の申請までワンストップで対応します。
相続関係書類の収集・整理
戸籍謄本等の公文書の収集、外国語書類の翻訳手配など、書類収集に関わる手続きをサポートします。
在留資格・ビザに関わる手続き
残された家族の在留資格の変更・更新手続きをサポートします。
本国専門家との連携
本国側の手続きが必要な場合、現地の弁護士・専門家との連携をコーディネートできます。日本側と本国側の手続きを並行して進めるための橋渡し役を担います。
3. 早めに相談することの意味
相続手続きには、いくつかの厳格な期限があります。相続放棄は3か月以内、相続税の申告は10か月以内、相続登記は3年以内——これらはすべて、亡くなってから始まるカウントダウンです。
しかし、亡くなってから動き始めるのでは遅い場合があります。
資産の全体像を把握すること、遺言書を作成すること、本国の専門家との連携ルートを確保しておくこと——これらはすべて、生前に準備しておくことで初めて意味を持ちます。
特に遺言書については、「必要になってから考える」ではなく、「元気なうちに作っておく」ことが、残された家族への最大の贈り物になります。日本では外国人の相続手続きに多くの書類と時間がかかります。遺言書一枚が、その負担を大きく変えます。
一人で抱え込まないでください
このシリーズでご説明してきた手続きは、複数の国の法律・複数の機関・複数の言語が絡み合うものです。すべてを一人で把握し、一人で対処することは、専門家であっても容易ではありません。
大切なのは、早めに信頼できる専門家に相談することです。
みたけ行政書士合同事務所では、在日外国人の終活支援・相続手続きを専門としています。英語で、丁寧に、ご相談に対応します。
まずはお気軽にご連絡ください。